Was Dich in diesem Artikel erwartet
Der Vertrag ist unterschrieben. Das Datum steht fest. Und trotzdem ist noch lange nichts übergeben.
Praxisübergaben scheitern selten an der Bewertung oder am Kaufpreis. Sie scheitern häufiger in den Wochen und Monaten danach, in jener merkwürdigen Zwischenzeit, in der zwei Menschen gleichzeitig Verantwortung tragen, aber keine klare Rollenverteilung haben. In der Übergabephase. Der eine lässt los, noch nicht ganz. Der andere übernimmt, noch nicht vollständig.
Diese Phase hat einen Namen: die Übergabephase. Und sie ist handwerklich anspruchsvoller, als die meisten Beteiligten vorher ahnen.
Eine Phase, die niemand wirklich plant
Ich erlebe es immer wieder in meiner Beratung: Die Verhandlungen werden geführt, der Vertrag ausgehandelt, das Übergabedatum vereinbart, und dann fragt niemand mehr, was in den Monaten zwischen Vertragsschluss und vollständigem Rückzug eigentlich passieren soll.
Dabei ist genau dieser Zeitraum entscheidend. Nicht für den Kaufpreis. Nicht für die Zahlen. Sondern für das, was sich nicht in der BWA abbilden lässt: Vertrauen, Stabilität, Kontinuität.
Für das Team. Für die Patient:innen. Und nicht zuletzt für die neue Praxisleitung selbst.
Zu kurz: wenn der Abgang zum Sprung ins kalte Wasser wird
Es gibt abgebende Inhaber:innen, die nach dem Vertragsschluss am liebsten innerhalb von vier Wochen verschwinden möchten. Das ist menschlich verständlich. Wer sich jahrelang auf den Rückzug vorbereitet hat, möchte irgendwann loslassen, und zwar wirklich.
Das Problem: Eine zu kurze Übergangsphase hinterlässt Lücken, die keine Einarbeitungsmappe füllen kann.
Zuweiser:innen wurden persönlich nicht übergeben. Das Team kennt die neue Leitung kaum. Routinen, die nie aufgeschrieben wurden, weil sie sich über Jahre eingespielt haben, existieren plötzlich nicht mehr. Und die neue Praxisleitung steht allein vor einem komplexen Gefüge, das von außen einfacher aussah als es ist.
„Ich dachte, ich kenne die Praxis gut. bis ich plötzlich alleine darin stand.“ So beschreiben mir Nachfolger:innen im Rückblick oft diesen Moment.
Zu lang: wenn Anwesenheit zur Belastung wird
Die andere Seite ist mindestens genauso problematisch. Abgebende Inhaber:innen, die zu lange bleiben, sind, auch wenn sie es nicht beabsichtigen, eine strukturelle Bremse.
Das Team bleibt in alten Loyalitäten. Patient:innen wenden sich weiterhin an die vertraute Person. Entscheidungen werden informell beim alten Inhaber abgeholt, anstatt beim neuen. Und die neue Praxisleitung hat es schwer, Autorität aufzubauen, solange die bisherige noch sichtbar präsent ist.
Das ist kein Vorwurf. Es ist eine natürliche Dynamik. Wer 20 Jahre die Praxis geführt hat, strahlt Verlässlichkeit aus, allein durch seine Anwesenheit. Aber diese Verlässlichkeit kann, wenn sie zu lange anhält, verhindern, dass die neue Leitung dieselbe Verlässlichkeit entwickeln kann.
Zu lange Übergabephasen enden deshalb oft in Rollenkonflikten. Manchmal offen ausgetragen, meistens still und zermürbend.
Was eine gute Übergabephase leisten muss
Drei bis sechs Monate sind in meiner Erfahrung ein realistischer Richtwert, abhängig von der Praxisgröße, der Komplexität der Struktur und der Vorerfahrung der übernehmenden Person.
In dieser Zeit sollte der abgebende Inhaber drei Hauptaufgaben übernehmen:
- Wissen aktiv weitergeben: Nicht nur auf Nachfrage, sondern strukturiert. Welche Zuweiser:innen müssen persönlich übergeben werden? Welche Eigenheiten hat das Kassensystem? Welche inoffiziellen Absprachen gibt es im Team?
- Die neue Leitung sichtbar stärken: Wer beim Team oder bei Patient:innen gefragt wird, verweist an die neue Praxisleitung, konsequent und glaubwürdig.
- Den eigenen Rückzug planen und kommunizieren: Ein konkretes Enddatum, das allen bekannt ist, gibt dem Übergang eine klare Form. Offenheit schafft mehr Stabilität als Ungewissheit.
Welche Aufgaben gehören der abgebenden Inhaberin, und welche nicht mehr?
Das ist die heikelste Frage der gesamten Übergangsphase. Und sie sollte am besten schriftlich beantwortet werden, bevor der erste gemeinsame Arbeitstag beginnt.
Was bleibt in der Übergangszeit bei der alten Inhaberin? Typischerweise: Übergabe von Zuweisernetzwerken, Einführung ins Abrechnungssystem, Weitergabe von Personalwissen, Begleitung wichtiger Gespräche.
Was liegt von Beginn an bei der neuen Inhaberin? Klare Antwort: alle unternehmerischen Entscheidungen. Gehaltsverhandlungen, Investitionsentscheidungen, strategische Ausrichtung. Hier sollte die abgebende Inhaberin allenfalls beratend zur Verfügung stehen, wenn sie gefragt wird.
Klingt einfach. Ist es in der Praxis nicht. Denn wer 20 Jahre entschieden hat, gibt die Entscheidungsrolle nicht mit dem Vertragsschluss ab.
Aus der Beratungspraxis: Zwei Wochen, die fast alles gefährdet hätten
Ich begleitete die Nachfolge einer gut etablierten Physiotherapiepraxis mit drei Standorten. Die abgebende Inhaberin war erfahren, kooperativ, die Kommunikation von Anfang an respektvoll. Die neue Inhaberin kam aus dem Team, kannte die Praxis gut, so schien es.
Die Übergabephase war ursprünglich auf zwei Monate angelegt. Zu kurz, wie sich herausstellte.
In der sechsten Woche berichtete mir die neue Inhaberin von einem Gespräch, das in der Teamsitzung stattgefunden hatte. Es hatte zwei informelle Fraktionen gegeben: die einen, die sich bereits an die neue Leitung gewandt hatten. Und die anderen, die nach der alten Inhaberin gefragt hatten und sie per Direktnachricht kontaktierten.
Der Grund war kein böser Wille. Es gab keine schriftliche Rollenbeschreibung. Niemand hatte kommuniziert, wer ab wann für was zuständig ist.
Wir verlängerten die Übergangsphase um sechs Wochen und erarbeiteten gemeinsam ein einfaches Dokument: Zuständigkeitsmatrix für die weitere Übergabe. Wer trifft welche Entscheidungen? Wer ist erste Ansprechperson für welche Themen? Wer darf weiterhin angefragt werden, und für was?
Die Situation beruhigte sich innerhalb von zwei Wochen. Heute führt die neue Inhaberin die Praxis ohne Reibung, und die frühere Inhaberin ist in konstruktivem Kontakt, als Mentorin, nicht als Parallelleitung.
Was Übergabephasen gelingen lässt
Am Ende läuft es auf wenige, aber entscheidende Punkte hinaus:
- Ein realistisches Zeitfenster vereinbaren, nicht zu kurz aus Bequemlichkeit, nicht zu lang aus Unsicherheit
- Rollen schriftlich klären, bevor der erste Übergabetag beginnt
- Das Team aktiv informieren, wer Fragen stellt, wird nicht allein gelassen
- Enddatum kommunizieren und einhalten, Klarheit schützt beide Seiten
- Regelmäßige kurze Feedbackgespräche zwischen abgebender und übernehmender Person während der Übergangsphase
Eine gute Übergabephase ist kein Abschied. Sie ist eine Investition. In die Stabilität der Praxis, in das Vertrauen des Teams, in die Grundlage, auf der die neue Praxisleitung aufbauen kann.
Wer sie gut gestaltet, übergibt nicht nur eine Praxis. Er übergibt ein Fundament.
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Aus der Praxis für die Praxis: Übergabephasen strukturiert gestalten
Kein Übergabeprojekt gleicht dem anderen. Die Praxisgröße, die Vorerfahrung der übernehmenden Person, die Dynamik im Team, all das beeinflusst, wie eine Übergangsphase aussehen muss. Was ich aus vielen begleiteten Übergaben weiß: Wer diese Phase strukturiert, vermeidet die häufigsten Stolpersteine. Und wer sie offen kommuniziert, baut von Anfang an Vertrauen auf.
Wenn Du gerade in einer Übergabephase steckst, oder kurz davor, stehe ich gern als Sparringspartner zur Verfügung. Nicht um Dir zu sagen, wie es gemacht werden muss. Sondern um gemeinsam herauszufinden, wie es für Dich und Deine Praxis am besten passt.
Lass uns gemeinsam schauen, wie ich dir weiterhelfen kann.
Ob per Zoom, telefonisch oder klassisch per E-Mail, so, wie es für Dich passt.
