Praxis verkaufen: warum deine Unterlagen über den Preis entscheiden
Der Entschluss steht: du willst deine Praxis abgeben. Der erste Interessent meldet sich, das Gespräch läuft gut. Dann fragt er nach deinen Zahlen. Und genau hier beginnt bei vielen das eigentliche Problem.
Geordnete Unterlagen sind kein lästiges Bürokratieprojekt. Sie sind der Vertrauensfaktor, der über deinen Verkauf entscheidet. Nur was ein Käufer prüfen kann, kann er auch kaufen. Und nur mit belastbaren Zahlen lässt sich dein Preis begründen.
Warum ein Käufer unter die Motorhaube schauen will
Ich erlebe es in meiner Beratungspraxis immer wieder: Ein Inhaber ist überrascht, manchmal sogar ein bisschen gekränkt, wenn ein Interessent auf einmal Jahresabschlüsse, Auswertungen und Verträge sehen will. Reicht mein Wort denn nicht? Nein, tut es nicht. Und das hat nichts mit Misstrauen gegen dich als Person zu tun.
Stell dir vor, du kaufst ein gebrauchtes Auto für viel Geld. Selbstverständlich schaust du unter die Motorhaube, machst eine Probefahrt, willst das Serviceheft sehen. Nicht, weil du dem Verkäufer Böses unterstellst, sondern weil du eine große Summe investierst und wissen willst, was du bekommst. Beim Praxiskauf ist es genau dasselbe, nur geht es oft um viele Zehntausend oder sogar Hunderttausend Euro.
Der Käufer kennt deine Praxis nicht von innen. Häufig kennt ihr euch überhaupt nicht. Er hat keine Erfahrung mit deinen Patienten, deinen Zuweisern, deinem Team. Alles, was er über die wirtschaftliche Substanz deiner Praxis erfahren kann, steht in deinen Unterlagen. Sind die lückenhaft, bleibt ihm nur eins: das Schlimmste anzunehmen.
Diese Unterlagen braucht ein Käufer wirklich
Wird ein Kauf ernst, prüft der Interessent deine Praxis systematisch, meist zusammen mit seinem Steuerberater oder einem Fachberater. Dieser Vorgang hat einen Namen.
Kurz erklärt: Due Diligence
So nennt man die sorgfältige Prüfung einer Praxis vor dem Kauf. Der Käufer schaut sich Zahlen, Verträge und Risiken genau an, um zu beurteilen, was die Praxis wert ist und worauf er sich einlässt. Je vollständiger deine Unterlagen, desto zügiger und wohlwollender läuft diese Prüfung.
Für diese Prüfung solltest du die folgenden Unterlagen griffbereit haben:
- ✓ Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre. So sieht der Käufer die Ertragslage über einen Zeitraum, nicht nur eine Momentaufnahme.
- ✓ Aktuelle BWA. Die betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt die laufenden Zahlen des Jahres, am besten monatlich.
- ✓ Mietvertrag für die Praxisräume. Laufzeit, Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen. Ohne gesicherte Räume ist keine Praxis etwas wert.
- ✓ Personalübersicht und Arbeitsverträge. Wer arbeitet mit welchem Vertrag, welcher Vergütung, welcher Kündigungsfrist? Das Team ist der größte Wert und zugleich das größte Risiko.
- ✓ Zulassungsunterlagen. Kassenzulassung, Nachweise der fachlichen Leitung, Verträge mit den Kostenträgern.
- ✓ Inventar- und Geräteliste. Was gehört zur Praxis, was ist geleast, was ist bereits abgeschrieben?
- ✓ Klare Kennzahlen. Umsatz je Leistungsbereich, Auslastung, Privat- und Selbstzahleranteil, Personalquote.
Das eigentliche Problem: viele kennen ihre eigenen Zahlen nicht
Jetzt kommt der Punkt, der viele überrascht. Das Problem sind oft nicht die fehlenden Ordner. Das Problem ist, dass die Zahlen selbst gar nicht aktuell vorliegen.
Ich sehe es bei kleinen Praxen, aber, man glaubt es kaum, auch bei größeren: Die BWA wird spät erstellt, manchmal nur einmal im Jahr zusammen mit dem Jahresabschluss. Der Inhaber weiß gar nicht genau, wie es finanziell um seine Praxis steht. Im Alltag mag das lange gutgehen, solange keine größeren Probleme auftauchen.
Als Unternehmensberater sage ich hier klar: Wer sein Unternehmen führen will, braucht aktuelle Zahlen, und zwar nicht erst beim Verkauf. Eine zeitnahe BWA zeigt dir monatlich, wohin die Reise geht, und lässt dich gegensteuern, bevor aus einer kleinen Delle ein echtes Problem wird. Spätestens beim Verkauf rächt sich, wenn diese Grundlage fehlt.
Achtung
Der Teufel steckt im Detail: Wenn du deine eigenen Zahlen erst mühsam zusammensuchen musst, verlierst du Wochen, oft Monate. In dieser Zeit springt so mancher Interessent wieder ab, weil er den Eindruck bekommt, hier sei nicht alles im Griff.
„Was du selbst nicht sauber belegen kannst, wird dir kein Käufer einfach glauben.“
Was fehlende Transparenz dich kostet
Fehlende oder unvollständige Unterlagen kosten dich auf drei Ebenen. Erstens Vertrauen: Ein Käufer, der Lücken sieht, wird vorsichtig. Er fragt sich, was er sonst noch nicht sieht. Aus Vorsicht wird ein Risikoabschlag.
Zweitens Geld: Jede Unsicherheit, die du nicht ausräumst, preist der Käufer zu seinen Gunsten ein. Was du nicht belegen kannst, zählt im Zweifel nicht für dich. So werden aus einem fairen Preis schnell mehrere Tausend Euro weniger. Drittens Zeit und Nerven: Ein Verkauf, bei dem Unterlagen erst beschafft werden müssen, zieht sich, und jede Verzögerung erhöht die Gefahr, dass der Deal ganz platzt.
Umgekehrt gilt: Wer seine Zahlen sauber vorlegt, verhandelt aus einer Position der Stärke. Mit belastbaren Daten lässt sich auch ein selbstbewusster Preis professionell und nachvollziehbar begründen. Warum der Praxisgewinn der letzten Jahre entscheidend für deinen Praxiswert ist, erkläre ich im Beitrag Praxisnachfolge: Warum der Praxisgewinn der letzten Jahre entscheidend für deinen Praxiswert ist.
Aus der Beratungspraxis
Ein Inhaber kam zu mir, als der Verkauf schon lief. Der Käufer hatte echtes Interesse, wartete aber seit Wochen auf aktuelle Zahlen. Es gab nur den Jahresabschluss vom Vorjahr, keine laufende BWA, und den Mietvertrag fand zunächst niemand. Wir haben zuerst Ordnung geschaffen: aktuelle Auswertungen beim Steuerberater angefordert, alle Verträge zusammengetragen, die Kennzahlen aufbereitet. Erst danach haben wir wieder mit dem Käufer gesprochen. Das Gespräch verlief völlig anders. Aus Misstrauen wurde Interesse, und der Preis, über den vorher gefeilscht wurde, stand am Ende kaum noch zur Debatte.
So machst du deine Unterlagen verkaufsbereit
Die gute Nachricht: Ordnung lässt sich herstellen. Am besten fängst du damit an, lange bevor der erste Interessent klopft. So gehst du vor:
- 1 Bestandsaufnahme machen. Liste alles auf, was ein Käufer sehen will, und hake ab, was schon vorliegt.
- 2 Zahlen aktualisieren. Sprich mit deinem Steuerberater und richte eine laufende, am besten monatliche BWA ein.
- 3 Verträge zusammentragen. Miet-, Arbeits-, Leasing- und Zulassungsverträge an einem Ort bündeln.
- 4 Kennzahlen aufbereiten. Umsatz, Auslastung, Personalquote und Leistungsstruktur klar darstellen.
- 5 Datenraum vorbereiten. Alles digital und geordnet ablegen, damit ein Interessent zügig und geschützt prüfen kann.
Das klingt nach Arbeit, und das ist es auch. Aber es ist die Arbeit, die sich am unmittelbarsten auszahlt. Keine Renovierung und keine Marketingaktion bringt dir so schnell so viel wie der Eindruck, dass hier alles sauber, vollständig und ehrlich auf dem Tisch liegt.
Ordnung ist der günstigste Hebel für deinen Preis
Ordnung in den Unterlagen ist kein Bürokratieprojekt und kein notwendiges Übel. Sie ist das Signal an jeden Käufer: Diese Praxis wird geführt, hier hat jemand den Überblick, hier gibt es nichts zu verbergen. Genau dieses Signal schafft Vertrauen. Und Vertrauen ist beim Verkauf die härteste Währung, die du hast. Fang früh an, dann verkaufst du nicht nur schneller, sondern auch zu einem Preis, den du belegen kannst.
Häufige Fragen
Wie viele Jahresabschlüsse muss ich vorlegen?
In der Regel die letzten drei Jahre. So erkennt ein Käufer eine Entwicklung und kann Ausreißer einordnen, statt nur ein einzelnes Jahr zu sehen.
Reicht eine BWA einmal im Jahr?
Für den Verkauf nicht. Ein Käufer will die aktuelle Entwicklung sehen, nicht nur den Stand vom letzten Jahresabschluss. Und auch für deine eigene Steuerung ist eine laufende, am besten monatliche BWA das bessere Werkzeug.
Wann sollte ich mit dem Ordnen anfangen?
Idealerweise ein bis zwei Jahre vor dem geplanten Verkauf, spätestens aber, sobald der Gedanke ans Abgeben konkret wird. Je früher, desto entspannter läuft später die Prüfung durch den Käufer.
Willst du deine Unterlagen verkaufsbereit machen?
In einem ersten unverbindlichen Gespräch schauen wir gemeinsam auf deine Situation und besprechen, wie und ob ich dir weiterhelfen kann. Ehrlich, konkret und ohne Verpflichtung.
Über den Autor
Ralf Jentzen, auf die Physiotherapiebranche spezialisierter Wirtschaftsberater, begleitet Praxen bei Bewertung, Nachfolge, Kauf und Verkauf. Er kennt beide Seiten des Verhandlungstisches und weiß, wie aus einer Bewertung ein echter Marktwert wird. Für ihn zählt nie die Zahl allein, sondern der Mensch dahinter.
Hinweis: Dieser Beitrag wurde von Ralf Jentzen entworfen, mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz überarbeitet und redaktionell durch Ralf Jentzen geprüft.
