Viele Praxisinhaber machen nach Teambesprechungen immer wieder folgende Erfahrung:
Es wurden sehr gute Ideen entwickelt. Du und Dein Team haben sich fest vorgenommen, ihre Vorhaben in die Tat umzusetzen. Allerdings stellst Du nach einiger Zeit fest, dass fast nichts von den geplanten Vorhaben umgesetzt wurde. Deine anfängliche Motivation und Hoffnung auf ein positives Ergebnis der Umsetzung sinkt und enttäuscht denkst Du: „Das bringt ja eh alles nichts! – Eigentlich haben wir unsere Zeit verschwendet! Wieder mal nur heiße Luft!“
Ursachen für die fehlende Umsetzung der Besprechungszielen
Die Ursache für mangelhafte Umsetzungen von meistens guten Ideen und Vorhaben liegt oftmals in der mangelhaften Verteilung von Verantwortlichkeiten und im Nichtvorhandensein von Umsetzungs-Feedbackschleifen.
So vermeidest Du das „Umsetzungsloch“
Achte darauf, dass in Deinen Besprechungen nicht zu viele Vorhaben gleichzeitig zur Umsetzung entschieden werden. Höchstens drei bis vier Themen können gut bearbeitet werden. Lieber weniger umsetzen, aber dafür konsequent. Verschiebe bei Bedarf einfach die übriggebliebenen Themen auf die nächste Besprechung.
Mache es Dir am Ende Deiner Praxismeetings zur Gewohnheit, alle Umsetzungsbeschlüsse zusammenzufassen und erstelle ein Protokoll, in dem schriftlich festgehalten wird, wer verantwortlich ist und was bis wann erledigt sein soll.
Setze in Deinem Team die Umsetzungsnorm „Wir packen unsere Vorhaben sofort an“ ein. Das führt dazu, dass Aufgaben deutlich schneller erledigt werden.
Mache Deinem Team deutlich, dass Dir die Entscheidungen und Beschlüsse der Teamsitzung wichtig sind. Wenn Dein Team nicht erkennt, dass Dir die Erledigung der festgelegten Aufgaben wichtig ist, wird das Engagement zur Erledigung sehr gering sein.
Baue nach der Teambesprechung „Feedbackpunkte“ ein, an denen Du bei den Verantwortlichen nachfragst, wie weit die Umsetzung ist. Wenn Du zeitliche Probleme zurückgemeldet bekommst, solltest Du den Verantwortlichen danach fragen, wie Du ihm bei der Erledigung der Aufgabe helfen kannst oder welche Unterstützung er braucht.
In der nächsten Besprechung mit Deinem Physiotherapie-Praxisteam solltest Du die Verantwortlichen vor versammelter Mannschaft gezielt nach dem Stand der Umsetzungen fragen. Ein bisschen Druck für die verantwortlichen Mitarbeiter kann nicht schaden.
Lobe ausdrücklich schnelle Umsetzungen und Erledigungen. Das spornt Dein Team an, weiter am Ball zu bleiben und macht deutlich, was Du erwartest.
